Oportunidad Laboral

El Comité de Sanidad Vegetal – COSAVE – y el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura – IICA - han abierto un llamado para la contratación de un Asistente Administrativo para el Proyecto STDF/PG/502 “COSAVE: fortalecimiento regional de la implementación de medidas fitosanitarias y el acceso a mercados”.

Objetivo general de la posición

Brindar apoyo administrativo, logístico y secretarial a la Unidad de Gestión del Proyecto – UGP.

Actividades

• Apoyo a la Unidad de Gestión del Proyecto. 
• Apoyo secretarial a las actividades de la Unidad de Gestión del Proyecto.
• Recepción y envío de correspondencia.
• Control de documentos: preparación, edición, corrección, registro, archivo y distribución.
• Colaboración con la búsqueda de información y preparación de informes técnicos.
• Realizar los respaldos de información que se requieran.
• Controlar y mantener actualizados los documentos, registros y bases de datos relativos al proyecto.
• Control y ejecución presupuestaria del proyecto
• Asegurar el manejo efectivo, eficiente y actualizado de las cuentas del proyecto. Dar seguimiento a la disponibilidad de recursos y anticipar acciones que requieran modificaciones en el presupuesto asignado.
• Realizar los trámites correspondientes para las asignaciones presupuestales.
• Informar al Coordinador de Gestión y a la Especialista Internacional SAIA los estados financieros de las cuentas asignadas.
• Elaborar documentos administrativos para la solicitud de operativos.
• Realizar las etapas correspondientes al Sistema de Información Contable de IICA así como los procesos de gestión administrativa según las estipulaciones institucionales (órdenes de compra, relaciones de gastos, etc.) que competen al área.
• Coordinar con la Administración de la Oficina de IICA en Uruguay, y con las área correspondientes en la Sede del IICA, la contabilidad y disponibilidad de los recursos asignados al Proyecto.
• Coordinar la logística de viaje de los consultores del proyecto y funcionarios de instituciones involucradas en el proyecto y de IICA :
• Tramitar autorizaciones de viaje, visas, cotización y compra de boletos, exoneración de impuestos, emisión de viáticos, seguros a corto plazo y relaciones de gastos.
• Realizar inscripciones a eventos.
• Coordinar alojamiento y transporte.
• Gestionar los trámites administrativos requeridos para la puesta en marcha del proyecto:
• Colaborar con la preparación de presupuestos.
• Seguimiento de los trámites de Acuerdos Generales y/o Cartas de Entendimiento, su ratificación por las partes y creación de los respectivos formularios para asignación de Planes Operativos.
• Coordinar los aspectos administrativos con las contrapartes.
• Preparar y tramitar los contratos de consultores.
• Crear solicitudes para servicios o compras.
• Supervisar entregas de proveedores de los servicios que se soliciten y dar seguimiento los pagos.
• Coordinar la logística de viajes: informar a las Representaciones, dar seguimiento a los procesos de convocatoria. Coordinar la cotización y compra de pasajes, exoneración de impuestos, reservaciones de hotel, trámite de seguros, entrega de viáticos, envío de avisos de cargo a las Oficinas y otros.
• Creación de registros extra contables para los proyectos.
•  Registrar y archivar documentos.
• Coordinación y planificación de los aspectos logísticos para la realización de reuniones talleres, videoconferencias.

Calificaciones personales

• Educación y Experiencia: Estudiante de carrera de grado en las áreas de ingeniería agronómica y forestal u otras formaciones afines a la función. Estar cursando como mínimo materias de tercer año. Al menos un año de experiencia laboral probada (incluye pasantías realizadas).
• Manejo de idiomas: Excelente manejo oral y escrito del idioma español y/o portugués con conocimientos de portugués y/o español y de inglés.
• Conocimiento de herramientas automatizadas.
• Características personales buscadas:
• Habilidades de comunicación oral y escrita
• Actitud proactiva y colaborativa
• Iniciativa propia y prudencia
• Compromiso y buena predisposición con la función.
• Valores éticos y morales.
• Capacidad para seguir indicaciones y procedimientos
• Capacidad para el trabajo en equipo.

Proceso de postulación, evaluación y selección

Para postularse los interesados deberán enviar la información por correo electrónico a la dirección seleccion.uy@iica.int y deberán indicar en el asunto “Postulación Asistente Administrativo - UGP”.

Serán aceptadas las postulaciones que se reciban por correo electrónico hasta el 06 de marzo de 2016 a las 23:00 hrs de Montevideo, Uruguay, y que contengan la información solicitada.

La información para la postulación deberá incluir:

• Carta del interesado indicando las razones que lo motivan a postularse.
• Currículum vitae incluyendo datos personales, estudios cursados, experiencia laboral previa, referencias laborales y personales (recomendable no más de tres páginas).

Se realizará un primer análisis y orden de mérito del CV de los candidatos, con base en los requerimientos definidos en los términos de referencia y en los CV recibidos y se entrevistará a los

postulantes mejor calificados. A todos los postulantes se les informará su situación al final del proceso.